Sweco Finland tog inspiration från mjukvarubranschen, så blev resultatet!

The Astro logo with the word One.

En stor utmaning i ett projekt är antalet företag som förväntas samarbeta och kommunicera. Många företag innebär många olika arbetssätt vilket dramatiskt ökar risken för missförstånd.

Individerna från respektive företag behöver utbyta information sinsemellan som till exempel handlingar, uppgifter och avvikelser.

När det sedan sker ändringar i projektet, och det inte finns ett effektivt sätt att hantera det, då försvåras samordningen mellan parterna. 

“Jag märkte hur vi inte lyckades effektivt hantera den ständigt ökande mängden förändringar som sker i varje byggprojekt. Vi följde en strikt vattenfallsmodell, och många här var inte ens medvetna om det”, säger Niina Jaatinen, handläggande konstruktör på Sweco Finland.

Swecos lösning

Medan Niina övervägde olika processer och processtöd upptäckte hon Scrum, ett ramverk som ofta används inom mjukvaruutveckling. Arbetssättet är till för att hantera projekt som ständigt genomgår ändringar i plan och specifikationer.

En bra process är en stor del av projektets framgång, dock kräver många processer en kulturförändring, vilket kan vara en stor utmaning. 

Niina valde ut progressiva projektledare som hon presenterade Scrum-modellen för, och de som såg potentialen i Scrum bildade hon en arbetsgrupp med.

Och istället för att använda klisterlappar, anslagstavlor och pappersark valde hon Jira och Confluence som processtöd, två program som ofta används för Scrum. Jira är till för planering och fördelning av arbetsuppgifter. Confluence är till för kommunikation och filhantering.

Resultat

Efter en period installerade hon även systemen på Swecos interna servrar. Systemet klarade dock inte av all trafik, och det var då Niinas “hemliga” process avslöjades. ”När jag blev påkommen fick jag en utskällning för att jag satte igång ett icke auktoriserat projekt. Sedan fick jag beröm när de fick se resultatet!”, säger Niina.

Ledningen på Sweco märkte att Niinas grupp tog mer ansvar, vilket ledde till att projektledarna la mer fokus på sin primära arbetsuppgift. 

“En av de positiva förändringarna är öppen kommunikation. Alla kan se vad samtliga jobbar med, och hur varje moment fortlöper”, säger Timo Pekkinen, utvecklingsansvarig på Sweco. 

“Med ramverket blev det enklare att hantera kostnader och tid. Det blev även möjligt för våra kunder att följa projektets utveckling”, säger Ismo Tawast, Managing Director på Sweco Finland. 

Metoden fungerar väl och fler projektledare började uppnå sina mål, vilket i sin tur ledde till att fler projekt blev klara i tid. ”Jag tror att den största fördelen är att våra kunder får vad de behöver, och är nöjda”, säger Niina.

Ryktet om succén spred sig snabbt inom Sweco Finland, och fler regioner började ta efter metoden. Efter bara 12 månader hade Sweco Finland över 50 projekt, och över 400 deltagare som använde Scrum-metoden. 

Idag håller Niina, Timo och Ismo regelbundna utbildningar runt om i landet, och kommer med tiden även att sprida kunskapen till andra regioner utanför Finland.

Källa: https://aec-business.com/how-scrum-entered-sweco-structures-and-forever-changed-the-way-they-manage-projects/